Пари, касов апарат и плащания — какво изисква Наредба № Н-18

Обновена на 6 септември 2026 г. · Markdown

Дали ви трябва фискално устройство зависи не от това колко изкарвате, а от начина, по който гостът плаща. Тази статия обяснява къде минава границата, кога сте освободени, какво всъщност е СУПТО (софтуер за управление на продажбите в търговски обект) и как се документират парите, които пристигат през Booking.com и Airbnb.

Правилото в едно изречение

Наредба № Н-18 (чл. 3, ал. 1) казва, че всяка продажба в търговски обект се регистрира с фискален бон, освен когато плащането е извършено чрез:

• внасяне на пари в наличност по платежна сметка,
• кредитен превод (обикновен банков превод),
• директен дебит,
• пощенски паричен превод.

Оттук следва практическото разделение за домакина:

Ключовото е, че картовото плащане на място не е сред изключенията. Много домакини смятат, че щом не пипат кеш, нямат задължение — това не е вярно. POS терминалът в обекта изисква фискално устройство точно както касата с банкноти.

Освобождаването по чл. 4 и защо не важи за нощувки

Чл. 4 от наредбата изброява дейности, при които фискален бон не се издава. Точка 6 споменава физически лица, които не са търговци и отдават под наем помещения. Оттам идва разпространеното твърдение „аз съм физическо лице, освободен съм“.

НАП обаче тълкува това освобождаване като отнасящо се до наем на помещение, а не до хотелиерска услуга. Настаняването на туристи за кратък престой е хотелиерство по Закона за туризма, а не наем — особено когато обектът не се обитава от самия собственик. В такъв случай администрацията изисква фискално устройство при плащане в брой или с карта на място.

Ако смятате да работите с плащания на място, най-безопасният подход е да поискате писмено становище от НАП за вашия конкретен случай или да си купите фискално устройство. Ако пък искате да избегнете темата изцяло — приемайте пари само по банков път и през платформата. Това е и практиката на повечето малки домакини.

Режимът, при който отдавате (физическо лице, едноличен търговец или дружество), влияе върху данъците, но не променя правилото за фискалния бон. Повече за режимите: Отдаване като физическо лице по патент.

Какво е СУПТО и попада ли системата за резервации в обхвата

СУПТО означава софтуер за управление на продажбите в търговски обект. Наредба № Н-18 поставя изисквания (чл. 52а и следващите) само към софтуер, който е включен в публичния регистър по чл. 118, ал. 16 от Закона за данък върху добавената стойност. Включването в този регистър е по избор на търговеца.

С други думи: използването на СУПТО не е задължително. Задължителният режим, обсъждан през 2019–2020 г., не е в сила и до днес. Ако някой ви казва, че системата ви за резервации „трябва да е СУПТО“, това не следва от наредбата.

Система за резервации, която не управлява плащания на място и не подава команди към фискално устройство, не е софтуер за управление на продажбите в търговски обект. Тя е инструмент за администриране на престоите — календар, гости, цени, отчети. Ако все пак работите с фискално устройство, обичайната практика е касовият апарат да се ползва самостоятелно, извън системата за резервации.

От 1 януари 2026 г. фискалните устройства работят в евро — бонът се обозначава в евро и фискалната памет е адаптирана. Ако имате устройство отпреди това, проверете при сервизната си организация дали е приведено в съответствие.

Депозити и гаранции

Тук няма отделно правило в наредбата — важи същата логика според начина на плащане:

• Авансово плащане за престоя е плащане по продажбата. Ако постъпва в брой или с карта на място — фискален бон при получаването му.
• Гаранционен депозит за щети, който се връща изцяло, не е приход от продажба. Ако обаче задържите част от него за реална щета, тази сума става приход и трябва да я документирате.
• Ако депозитът се блокира на карта през платформата и никога не постъпва по вашата сметка, за вас няма плащане и няма какво да отчитате.

Практично: приемайте депозити по банков път или през платформата и водете писмена следа кога сте задържали сума и защо. Това е и по-лесно за защита при спор с гост.

Ограничения на плащанията в брой

Законът за ограничаване на плащанията в брой (ЗОПБ) забранява плащания в брой над определен праг — над него плащането задължително минава през банка. Прагът е бил формулиран в левове и от 1 януари 2026 г. се чете в евро; точната действаща сума проверявайте в актуалната редакция на закона или при счетоводител, защото не следва да работите по цифра, преписана от стара публикация.

Правилото важи и когато една обща сума е разделена на няколко плащания. За домакин на място за настаняване прагът рядко е проблем при отделна резервация, но може да се доближи при дълъг престой на голяма група или при наем на цял имот за сезон. Ако смятате, че се доближавате до него, поискайте банков превод.

Документиране на парите от платформите

Когато Booking.com или Airbnb събират плащането от госта и ви превеждат нетна сума, се случват две отделни неща:

1. Вашата продажба към госта — нощувката. Тя е ваш приход в пълния (брутен) размер, а не в размера на превода.
2. Услугата на платформата към вас — комисионата. Тя е разход и води до задължение за регистрация по чл. 97а от Закона за данък върху добавената стойност. Подробно: Booking.com и Airbnb — ДДС по чл. 97а.

Затова осчетоводявайте брутната сума на резервацията и отделно комисионата, а не само това, което е паднало по сметката. Платформите отчитат данни за вас директно на НАП по правилата за автоматичен обмен на данни от оператори на платформи (DAC7, Директива (ЕС) 2021/514) — брутни суми по тримесечия, брой сделки, удържани комисиони, идентификатор на имота, в срок до 31 януари на следващата година. Разминаване между отчетеното от платформата и вашата годишна декларация е сред най-честите поводи за проверка. Виж Годишни декларации.

Практическа контролна пътека: месечните отчети на платформата, банковите извлечения и вашият регистър на настанените лица трябва да дават една и съща картина. Регистърът има и отделно правно основание — Регистър на настанените лица и лични данни.

Кратък списък за проверка

• Приемам ли пари в брой или с карта на място? Ако да — трябва фискално устройство.
• Ако не искам касов апарат: приемам плащания само по банков път и през платформата, и го пиша ясно в условията на обявата.
• Депозитите — по банков път, с писмена следа при задържане.
• Брутните суми от платформите се записват като приход, комисионите — отделно.
• Големи плащания в брой — проверете действащия праг по ЗОПБ.

Как помага host-manager

host-manager води резервациите, престоите и сумите по тях, така че брутният приход и комисионата на платформата са записани поотделно и могат да се сверят с банковото извлечение и с отчета на платформата. Не е фискално устройство и не издава фискални бонове — ако приемате плащания в брой или с карта на място, касовият апарат остава отделно устройство. Не е и софтуер за управление на продажбите в търговски обект по смисъла на Наредба № Н-18.

Важно

Тази статия е обща информация, а не данъчна или правна консултация. Тълкуванията на НАП по освобождаването за физически лица се променят, а част от сумите в наредбите са в процес на привеждане в евро — за конкретния си случай се консултирайте със счетоводител и проверявайте актуалната редакция на нормативния акт. Последна проверка: август 2026 г.